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Das digitale Cloud DMS fĂĽrs Home-Office

Die aktuelle Situation ist für alle neu und sehr herausfordernd. Neben den wirklich wichtigen Herausforderungen rund um Gesundheit, Familie und Zukunft sind viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum ersten Mal mit der Notwendigkeit konfrontiert, aus dem «Home-Office» heraus zu arbeiten. Wir möchten Ihnen einige Inspirationen geben, welche Möglichkeiten Ihnen mit unseren Lösungen schnell und unkompliziert zur Verfügung stehen.

Digitales Dokumentenmanagement aus der Cloud ist eine wirksame Unterstützung für jeden «Home-Office Worker»!

Sprechen Sie uns an, wir helfen gerne!

 
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Tipps fĂĽrs Home-Office


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Tipp 1 – Scannen direkt ins Archiv

Rüsten Sie Ihr Home-Office mit einem Scanner oder einem Multifunktionsgerät aus. Oder scannen Sie Dokumente mit dem Smartphone und senden Sie diese einfach über E-Mail an das Cloud DMS. Mit der Scan-Funktion von «Kendox InfoShare» können Sie Dokumente einscannen, Texte auslesen und das Dokument direkt im Cloud DMS rechtskonform ablegen.



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Tipp 2 – Dokumente verteilen

Mit dem visuellen Vorgangsmanager von «Kendox InfoShare» können Sie schnell und unkompliziert individuelle Abläufe erstellen und ausführen. Über diese Prozesse lassen sich dann Dokumente digital und vor allem nachvollziehbar an Kolleginnen oder Kollegen weiterleiten – und zwar unabhängig davon, wo diese sich gerade befinden.



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Tipp 3 – Sichere Räume

Egal, wo sich Ihre Kolleginnen und Kollegen gerade befinden: über das digitale Cloud DMS lassen sich Dokumente sicher bereitstellen und austauschen. Und der Zugriff auf diese Dokumente ist mit einem gewöhnlichen Internet Browser möglich.

 



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Tipp 4 – Verteilte «Digitale Akten»

Stellen Sie sich vor, Sie hätten Ihren Aktenschrank aus dem Büro immer mit dabei. Genau das lässt sich mit der «Digitalen Akte» von «Kendox InfoShare» umsetzen. Alle Arten von Akten – z.B. Personalakten, Kundenakten, Lieferantenakten – lassen sich mit dem digitalen Cloud DMS abbilden. So müssen Sie nicht einmal mehr vom Schreibtisch aufstehen, um auf einen Aktenordner zuzugreifen!

 



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Tipp 5 – Digitale Rechnungsverarbeitung

Auch der Rechnungseingang – oder generell jeder dokumentenbasierte Prozess – lässt sich digital abbilden. Damit können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Rechnungen von überall her bequem im Cloud DMS bearbeiten und freigeben. Das kann sogar so weit gehen, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung die gesamte Kontierung innerhalb des digitalen Prozesses vornehmen.

 



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Tipp 6 – Auskunftsbereitschaft

In turbulenten Zeiten kann die Zahl der Kundennachfragen deutlich höher sein als im «Normalbetrieb». Wenn zum Beispiel Ihre Lieferanten nach dem Status einer Rechnung fragen, der Bearbeiter vom Home-Office aus aber keinen Zugriff auf das FiBu-System hat, kann eine Antwort schwierig werden. Über das digitale Cloud DMS können Sie jederzeit auf die Belege zugreifen und dort den Status einsehen.

 



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Tipp 7 – Rechtskonform und alle Versionen immer verfügbar

Wenn der Zugriff auf wichtige geschäftliche Daten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im «Home-Office» lediglich über E-Mail-Kommunikation möglich ist, werden wichtige und sensible Dokumente über ein unsicheres System verteilt. Sicherheit («Wer bekommt dieses Dokument?») und Versionierung («Lese ich gerade auch wirklich die aktuelle Version des Dokuments?») kommen dabei zu kurz. Auch hier hilft das digitale Cloud DMS: es wird immer die aktuellste Version des Dokuments verwendet, ältere Versionen können auf Wunsch eingesehen werden und alle Informationen werden rechtskonform vor Zugriff durch Unberechtigte geschützt.

 

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